Pengenalan Manajemen Proyek

 

Pengenalan Manajemen Proyek

Berdasarkan penjelasan dari PMBOK, manajemen proyek adalah pengetahuan, keterampilan, dan teknik yang diterapkan untuk kegiatan proyek dalam memenuhi kebutuhannya. 

Sebuah tim manajemen proyek dijalankan oleh seorang manajer yang telah ditugaskan oleh organisasi pelaksana untuk memimpin tim yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek dengan melakukan berbagai fungsi.

Ini merupakan beberapa tanggung jawab harian seorang manajer proyek.

1. Perencanaan
   Mendeklarasikan proyek yang akan dikerjakan, mengatur budget, jadwal, anggota tim yang akan bekerja bersama Anda, dan hal pendukung lainnya.

2. Pengorganisasian
   Mengelola proyek atau tugas sebagai tanggung jawab bersama anggota tim dan mengomunikasikan hal penting kepada tim atau stakeholder yang lebih besar.

3. Pembuatan Rencana Proyek
   Membuat rencana proyek dapat mengatur langkah proyek tetap pada jalurnya dan membuat semua orang tetap konsisten pada hal yang sedang dikerjakan.

4. Pengelolaan Proyek
   Bagian ini merupakan eksekusi dari ketiga tahap sebelumnya. Mengelola proyek dilakukan untuk mengetahui perkembangan proyek dari awal hingga akhir nanti.

5. Penganggaran dan Pengendalian Biaya
   Menjadi seorang manajer proyek juga harus mampu mengelola anggaran dan mengendalikan biaya sebagai tanggung jawab bersama yang harus dipahami oleh manajer proyek. Hal tersebut agar proyek tetap pada jalurnya dan sesuai anggaran.

Lalu, bagaimana cara mengatur tugas atau proyek sesuai dengan prioritas?

Manajer proyek dapat menambah nilai pada tim dan organisasi mereka melalui tugas yang diprioritaskan untuk menyelesaikan suatu proyek. Ini merupakan penjelasan empat kuadran dari Matrix Eisenhower, yaitu cara mengatur tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan sehingga Anda dapat secara efektif memprioritaskan pekerjaan yang paling penting.

Kuadran 1: Do (Kerjakan)

Pada kuadran ini, Anda menyimpan tugas yang sangat penting untuk dilakukan atau dikerjakan sekarang.

Kuadran 2: Schedule (Jadwalkan)

Pada kuadran ini, tugasnya tidak terlalu mendesak, tetapi tetap perlu dikerjakan.

Kuadran 3: Delegasikan

Ketiga, Anda menempatkan tugas pada kuadran ini. Artinya, tugas tersebut mendesak, tetapi tidak penting. Tugas-tugas tersebut dapat Anda delegasikan kepada anggota tim yang lain.

Kuadran 4: Delete (Hapus)

Kuadran ini adalah kondisi ketika Anda melihat hanya ada sedikit tugas yang tersisa. Artinya, tugas yang tidak mendesak untuk dikerjakan dan tidak terlalu penting berada di sini.

Setelah mengatur tugas sesuai dengan prioritas, ada tanggung jawab lain yang diemban oleh seorang manajer proyek sebagai berikut.

1. Mengajar dan membimbing.
2. Membangun hubungan.
3. Mengontrol perubahan.
4. Memberdayakan tim Anda.
5. Mengomunikasikan status dan kekhawatiran.

Sebelum melakukan sebuah tanggung jawab, tentunya seorang manajer proyek harus memiliki kompetensi utama yang perlu diperhatikan sebagai berikut.

1. Mengambil keputusan.
2. Komunikasi yang baik.
3. Keterampilan organisasi yang kuat.
4. Adaptif dan fleksibel.
5. Menangani ambiguitas.

Selamat, kamu sudah mempelajari modul Pengenalan Manajemen Proyek dengan sangat baik. Yuk, kita lanjut ke materi berikutnya, yang pastinya akan lebih menarik. Semangat!

Rangkuman Siklus dan Metodologi Manajemen Proyek

Pada saat mengelola manajemen proyek, sebagai pemimpin Anda perlu mengetahui tahap yang harus dilewati oleh seorang manajer proyek. Umumnya, siklus manajemen proyek terdiri dari empat tahap sebagai berikut.

Inisiasi Proyek Menentukan tujuan dan hasil yang akan dikelola dan target pencapaian proyek serta mengidentifikasi anggaran dan sumber daya yang diperlukan.	Perencanaan Proyek Merencanakan agar proyek berjalan hingga akhir. Menetapkan milestones, membuat WBS, Gantt Chart, RACI Chart, serta menentukan budget, SoW, dan manajemen risiko.
Eksekusi Proyek Memiliki tugas utama, yaitu melacak dan memantau proyek serta membuat laporan status proyek.	Penutupan Proyek Merupakan tahap terakhir yang bertujuan menyimpulkan keberhasilan suatu proyek, menjalin hubungan dengan stakeholder, membuat laporan penutup proyek.

Setelah mengetahui siklus manajemen proyek, sebagai pemimpin Anda perlu mengetahui metodologi yang digunakan untuk menentukan proses berjalannya suatu proyek. Metodologi yang sering digunakan oleh para manajer proyek dapat dibaca dalam tabel di bawah ini.

No	Metodologi	Keterangan
1.	Waterfall	Metodologi yang menyelesaikan tugas secara linier (berurutan dari atas ke bawah) dan setiap tahap proyek harus diselesaikan sebelum tahap berikutnya dimulai. Kriteria yang digunakan untuk mengukur kualitas didefinisikan dengan jelas di awal proyek
2.	Agile	Melibatkan fase singkat kerja kolaboratif serta berulang dengan pengujian dan penerapan yang sering dan rutin. Dalam proyek Agile, tim berbagi tanggung jawab untuk mengelola pekerjaan mereka sendiri.
3.	Scrum	Kerangka Agile yang berfokus pada pengembangan, pengiriman, serta mempertahankan proyek dan produk yang kompleks melalui kolaborasi, akuntabilitas, dan proses berulang.
4.	Kanban	Alat yang digunakan dalam pendekatan Agile dan Lean yang memberikan visualisasi terkait tugas yang akan dikerjakan hingga selesai. Manajer proyek menggunakan sticky notes untuk mewakili tugas tim dengan kategori, seperti “To Do”, “In progress”, dan “Done”.
5.	Lean	Menggunakan 5S (sort, set in order, shine, standardize, sustain) untuk meningkatkan kualitas dan memangkas proses.
6.	Six Sigma	Metodologi yang digunakan untuk mengurangi variasi dengan memastikan bahwa proses penjaminan kualitas (quality assurance) diikuti setiap saat.
7.	Lean Six Sigma	Kombinasi antara Lean dan Six Sigma. Sering digunakan dalam proyek dan bertujuan untuk menghemat uang, meningkatkan kualitas, serta melewati proses dengan cepat.

Terlepas dari perbedaannya, setiap metodologi manajemen proyek memerlukan komunikasi dan kolaborasi antara tim dan manajer proyek untuk menyelesaikan tugas tepat waktu serta sesuai anggaran.

Bagaimana sekarang? Apakah sudah cukup jelas sampai sini terkait materi siklus dan metodologi manajemen proyek? Apabila belum paham, Anda dapat berdiskusi di Forum Diskusi, ya. See you there!

Rangkuman Struktur dan Budaya Organisasi

Pada dasarnya sebuah organisasi terbagi menjadi dua struktur, yaitu klasik dan matriks. Simak perbedaannya di bawah ini.

Klasik	Matriks
Setiap departemen dipimpin oleh seorang manajer departemen.	Setiap departemen dipimpin oleh dua atau lebih manajer.
Karyawan fungsional dikelompokkan sesuai dengan fungsi peran masing-masing.	Karyawan fungsional memiliki keterampilan yang fleksibel (lebih dari satu).

Selain manajer proyek, pada sebuah organisasi terdapat grup untuk manajemen program, yaitu PMO atau Project Management Officer. PMO memiliki peran sebagai berikut.

• Membuat perencanaan strategis dan tata kelola. 
• Memiliki praktik terbaik. 
• Mengelola sumber daya. 
• Membuat dokumentasi proyek, arsip, dan perangkat lunak. 

Ada hal yang perlu dipahami selain struktur sebuah organisasi, yakni budaya organisasi. Budaya organisasi adalah seperangkat norma, keyakinan, nilai, dan visi yang menentukan cara karyawan dan manajer berinteraksi dalam suatu organisasi. Apabila sebuah organisasi menerapkan budaya organisasi yang kuat, organisasi tersebut dapat mencapai hal-hal berikut.

1. Motivasi
2. Kepuasan Pelanggan
3. Pertumbuhan
4. Menarik Kandidat Terbaik
5. Retensi Karyawan
6. Citra Perusahaan

Bagaimana perasaanmu? Apakah sudah cukup jelas sampai sini terkait materi Struktur dan Budaya Organisasi? Apabila belum paham, Anda dapat berdiskusi di Forum Diskusi, ya. See you there!

Rangkuman Mengejar Karier Manajemen Proyek

Sejatinya, karier pada bidang manajemen proyek sangatlah luas. Setelah Anda selesai dalam kelas ini, Anda dapat menjadikan manajemen proyek sebagai sebuah kemampuan ataupun posisi, seperti manajer proyek atau project management (PM). 

Dicoding Jobs, LinkedIn, Glints, Jobstreet adalah platform yang menyediakan lowongan pekerjaan, pelatihan interview, sertifikasi, dan masih banyak lagi.

Ada beberapa kategori pekerjaan manajemen proyek yang perlu Anda ketahui ketika terjun di dunia manajemen proyek, yaitu peran sebagai tingkat pemula serta peran pada Industri yang memiliki spesifikasi tersendiri. Simak tabel di bawah ini, yuk!

Tingkat Pemula	Peran dalam Industri
Manajer Proyek Junior	Manajer Proyek
Administrator Proyek	Analisis Proyek
Asisten Proyek/Program	Pemimpin/Direktur Proyek
Koordinator Proyek/Program	Pengontrol Proyek
Spesialis Dukungan Proyek	Manajer Proyek Teknis
	Analisis Project Management Officer (PMO)
	Manajer Program dan Portofolio

 Berikut adalah kesalahan-kesalahan saat melamar kerja yang perlu dihindari.

1. Berpikir bahwa deskripsi pekerjaan bersifat fleksibel.
2. Resume yang lemah.
3. Kesalahan saat interview.

Setelah Anda mempelajari kesalahan-kesalahan tersebut, hal yang perlu Anda siapkan adalah menggunakan kata kunci dan keterampilan dalam resume. Di bawah ini merupakan beberapa kata kunci yang dapat Anda gunakan dalam membuat resume dalam melamar pekerjaan.

Kata Kunci Bahasa Inggris	Kata Kunci Bahasa Indonesia
Analyzing Attention to detail Collaborating Coordinating Communicating Developing Evaluating Planning Managing meetings Managing relationships with stakeholders Project planning etc.	Menganalisis … Memperhatikan detail … Berkolaborasi … Berkoordinasi dengan … Memiliki komunikasi yang … Mengembangkan … Mengevaluasi … Melaksanakan/Merancang rencana … Mengelola pertemuan/rapat dengan … Mengelola hubungan dengan stakeholder pada proyek … Merencanakan proyek … dst.